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    归(gui)档(dang)文件(jian)整(zheng)理(li)规则(ze)(中(zhong)华(hua)人民(min)共(gong)和国行业标(biao)准 DA/T 22-2000)
    • 发布时间:2010-02-20
    • 来源:中国政府网
    • 点击:1672

    (中(zhong)华(hua)人民共(gong)和(he)国行(xing)业标(biao)准(zhun) DA/T 22-2000

    中华人(ren)民(min)共(gong)和(he)国(guo)档案局2000年12月6日批准,2001年1月1日实施)

      1 范围

      本标准(zhun)规定了归档(dang)文(wen)件(jian)整理(li)的(de)原(yuan)则(ze)和(he)方法。

      本(ben)标(biao)准适用于各(ge)级机(ji)关、团体(ti)和(he)其(qi)他社会(hui)组(zu)织。

      2 定义

      本标(biao)准采用下(xia)列(lie)定(ding)义(yi)。

      2.1 归档文件

      立(li)档(dang)单位在其职能(neng)活(huo)动中(zhong)形成的、办理完毕、应作(zuo)为(wei)文(wen)书档(dang)案(an)保(bao)存(cun)的各种(zhong)纸质文(wen)件材(cai)料。

      2.2 归档文件整理

      将(jiang)归(gui)档文件以(yi)件(jian)为单(dan)位(wei)进行装(zhuang)订(ding)、分类、排列、编号、编目、装盒,使之(zhi)有(you)序(xu)化的过程(cheng)。

      2.3 件

      归档(dang)文(wen)件(jian)的整理(li)单(dan)位。一(yi)般(ban)以(yi)每份文(wen)件为一(yi)件(jian),文件(jian)正(zheng)本与(yu)定稿为(wei)一件,正(zheng)文与(yu)附(fu)件(jian)为(wei)一(yi)件(jian),原(yuan)件(jian)与复制件为一件(jian),转发文与被(bei)转发(fa)文为(wei)一(yi)件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来(lai)文与(yu)复文可(ke)为一件。

      3 整理原则

      遵(zun)循文(wen)件(jian)的形成(cheng)规律(lv),保持文(wen)件(jian)之间的(de)有机(ji)联(lian)系,区分不同价值,便(bian)于保(bao)管(guan)和利用。

      4 质量要求

      4.1 归(gui)档文件应齐全完(wan)整(zheng)。已(yi)破(po)损(sun)的文件(jian)应予(yu)修整,字迹模糊或(huo)易(yi)退(tui)变的(de)文(wen)件(jian)应(ying)予(yu)复(fu)制(zhi)。

      4.2 整理归档文件(jian)所使用(yong)的书写材料、纸张、装(zhuang)订(ding)材(cai)料(liao)等(deng)应符合(he)档(dang)案(an)保护要求(qiu)。

      5 整理方法

      5.1 装订

      归(gui)档文(wen)件(jian)应(ying)按(an)件装(zhuang)订(ding)。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复(fu)文(wen)作(zuo)为一件时(shi),复文在前,来文在后。

      5.2 分类

      归(gui)档(dang)文(wen)件可以采(cai)用年度——机构(问题)——保管期限(xian)或(huo)保管期(qi)限——年度——机构(问题)等方法(fa)进行分(fen)类(lei)。同(tong)一(yi)全宗(zong)应(ying)保(bao)持(chi)分类方(fang)案的(de)稳(wen)定(ding)。

      5.2.1 按年度分类

      将(jiang)文件(jian)按(an)其(qi)形(xing)成(cheng)年度分类。

      5.2.2 按保管(guan)期限(xian)分类(lei)

      将文(wen)件(jian)按(an)划(hua)定的保(bao)管(guan)期(qi)限分(fen)类。

      5.2.3 按机构(问题)分类

      将文件按(an)其形(xing)成(cheng)或承(cheng)办(ban)机构(gou)(问题)分类(本(ben)项(xiang)可以(yi)视情况予(yu)以(yi)取(qu)舍)。

      5.3 排列

      归(gui)档文件(jian)应(ying)在分(fen)类方案(an)的(de)最低(di)一级(ji)类(lei)目内(nei),按事由(you)结合时间(jian)、重要程(cheng)度(du)等排列。会议文件、统计报(bao)表等成套(tao)性(xing)文件可集(ji)中排(pai)列(lie)。

      5.4 编号

      归(gui)档(dang)文件(jian)应依分(fen)类方案(an)和(he)排(pai)列(lie)顺序(xu)逐件(jian)编(bian)号,在(zai)文件(jian)首页上(shang)端(duan)的空(kong)白位(wei)置(zhi)加(jia)盖(gai)归(gui)档章(zhang)并填写相关内(nei)容。归(gui)档章(zhang)设(she)全(quan)宗(zong)号(hao)、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项,不(bu)选(xuan)用(yong)时(shi)无(wu)须设(she)置。以下同)

      5.4.1 全宗号:档(dang)案(an)馆给(gei)立档(dang)单位编制(zhi)的(de)代号。

      5.4.2 年度:文件形成年度,以(yi)四位阿拉(la)伯(bo)数字标(biao)注公(gong)元纪(ji)年(nian),如1978。

      5.4.3 保管期限:归档(dang)文件(jian)保(bao)管(guan)期(qi)限(xian)的简称(cheng)或(huo)代(dai)码(ma)。

      5.4.4 件号:文件的(de)排(pai)列顺序(xu)号(hao)。

      件(jian)号包括(kuo)室编(bian)件号和(he)馆(guan)编(bian)件(jian)号,分(fen)别(bie)在(zai)归档(dang)文件整理(li)和档案(an)移(yi)交(jiao)进馆(guan)时(shi)编制(zhi)。室(shi)编件(jian)号的编(bian)制方(fang)法为:在分类方(fang)案(an)的(de)最(zui)低(di)一级(ji)类(lei)目内,按文件排列顺(shun)序从“1”开始标注。馆(guan)编(bian)件(jian)号按(an)进馆要求(qiu)标(biao)注。

      5.4.5 机构(问题):作(zuo)为(wei)分类(lei)方(fang)案(an)类(lei)目(mu)的(de)机构(问题)名(ming)称或规(gui)范(fan)化(hua)简(jian)称。

      5.5 编目

      归(gui)档(dang)文(wen)件(jian)应(ying)依据分类方(fang)案(an)和(he)室(shi)编(bian)件(jian)号顺(shun)序(xu)编制归档文(wen)件目(mu)录。

      5.5.1 归档文(wen)件(jian)应逐(zhu)件编(bian)目。来文与(yu)复文作为一(yi)件(jian)时,只(zhi)对复(fu)文进行编(bian)目。归(gui)档(dang)文件(jian)目(mu)录(lu)设(she)件(jian)号(hao)、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。

      5.5.1.1 件号:填写室编件号。

      5.5.1.2 责任者:制发文(wen)件的组(zu)织或(huo)个人,即(ji)文(wen)件的(de)发文机关(guan)或署(shu)名者(zhe)。

      5.5.1.3 文号:文件的(de)发文字号(hao)。

      5.5.1.4 题名:文件标题。没(mei)有标(biao)题或标题不规范(fan)的,可自拟标题,外加“ ”号。

      5.5.1.5 日期:文(wen)件(jian)的形(xing)成时(shi)间,以8位(wei)阿拉伯(bo)数(shu)字标注(zhu)年(nian)月日,如19990909。

      5.5.1.6 页数:每一件(jian)归档文件的(de)页数。文件中(zhong)有(you)图(tu)文(wen)的(de)页面为(wei)一页(ye)。

      5.5.1.7 备注:注释(shi)文件需(xu)说明(ming)的(de)情况(kuang)。

      5.5.2 归档文件目录(lu)用纸(zhi)幅面尺(chi)寸(cun)采用(yong)国际(ji)标准(zhun)A4型(长×宽为297mm×210mm)。

      5.5.3 归(gui)档文件(jian)目(mu)录应(ying)装(zhuang)订(ding)成(cheng)册(ce)并(bing)编(bian)制(zhi)封(feng)面(mian)。归档(dang)文(wen)件目录(lu)封面可以视需(xu)要设置全(quan)宗(zong)名称(cheng)、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其(qi)中(zhong)全宗名称即立(li)档(dang)单(dan)位(wei)的(de)名称,填写时(shi)应使(shi)用全称(cheng)或规(gui)范化(hua)简称。

      5.6 装盒

      将归档(dang)文件按室编(bian)件号(hao)顺(shun)序装入档案盒(he),并(bing)填(tian)写(xie)档(dang)案盒(he)封(feng)面、盒(he)脊(ji)及备(bei)考(kao)表(biao)项(xiang)目。

      5.6.1 档案盒

      5.6.1.1 档案盒(he)封面(mian)应标(biao)明全宗名称(cheng)。档案(an)盒的(de)外形尺寸为(wei)310mm×220mm(长×宽),盒脊(ji)厚(hou)度(du)可(ke)以根(gen)据需要(yao)设(she)置为(wei)20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。

      5.6.1.2 档案(an)盒应(ying)根(gen)据摆放方式的不(bu)同(tong),在(zai)盒(he)脊或(huo)底边设(she)置(zhi)全宗号(hao)、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)其中,起(qi)止(zhi)件(jian)号(hao)填(tian)写盒(he)内(nei)第(di)一(yi)件(jian)文(wen)件和(he)最后一(yi)件文(wen)件(jian)号(hao),中间用“—”号连接;盒号(hao)即(ji)档案盒的排列(lie)顺(shun)序号(hao),在(zai)档(dang)案移交进(jin)馆时按(an)进(jin)馆要求编制(zhi)。

      5.6.1.3 档(dang)案(an)盒(he)应(ying)采用无(wu)酸纸制作。

      5.6.2 备考表

      备(bei)考(kao)表置(zhi)于(yu)盒内(nei)文(wen)件之(zhi)后(hou),项目(mu)包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。(见图A5)

      5.6.2.1 盒(he)内文件情(qing)况(kuang)说明:填写盒(he)内文件(jian)缺(que)损(sun)、修改、补充、移出、销毁等情况。

      5.6.2.2 整理人:负责(ze)整(zheng)理(li)归(gui)档文(wen)件(jian)的人员(yuan)姓(xing)名(ming)。

      5.6.2.3 检查人:负责(ze)检查归档(dang)文(wen)件整理(li)质(zhi)量(liang)的(de)人(ren)员(yuan)姓名(ming)。

      5.6.2.4 日期:归档(dang)文件整理(li)完毕的日(ri)期(qi)。




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